Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie jest niezwykle ważna w kontekście prowadzenia dochodowej działalności. Aby jednak optymalizacja osiągnęła odpowiednią skuteczność, należy prawidłowo rozpoznać miejsce powstawania kosztów w firmie. Dopiero wtedy można dowiedzieć się, które działy lub projekty generują największe koszty, a następnie poprawić ogólny wynik finansowy przedsiębiorstwa.
Czym jest miejsce powstawania kosztów?
Miejsce powstawania kosztów nazywane jest również „Centrum Kosztów”. Według definicji powinien być to system w strukturach firmy, który jest odpowiedzialny za klasyfikowanie i rozpoznawanie poszczególnych wydatków. Działanie ów systemu jest niezwykle ważne, ponieważ pomaga przy planowaniu budżetu przedsiębiorstwa, a także szacowania dochodów w poszczególnych działach firmy. Co więcej, miejsce planowania kosztów pozwala przypisywać wydatki do właściwych zespołów projektowych!
Centrum Kosztów może występować w różnych formach, charakterystycznych dla danego poziomu szczegółowości. Tym samym najprostsze Centrum pozwoli wskazać miejsce powstawania kosztów w danym dziale firmy. Z kolei najbardziej skrupulatne Centrum wskaże koszty na wybranych stanowiskach w danych projektach.
Dobór szczegółowości pracy systemu jest zależny od indywidualnych potrzeb przedsiębiorców.
Jakie są kryteria wyznaczające Centrum Kosztów?
W przedsiębiorstwie można wyznaczyć kilka Centrów Kosztów, które będą ponosić odpowiedzialność za rozpoznawanie i klasyfikowanie wydatków. Ich wyodrębnienie może natomiast zachodzić na podstawie kilku podstawowych kryteriów. Idąc za wiedzą, zgromadzoną w Encyklopedii Zarządzania, są to:
- miejsce powstawania kosztów,
- wymogi techniczno-obrachunkowe,
- organizacja przestrzenna,
- funkcje przedsiębiorstwa.
W następstwie zastosowania powyższych kryteriów można wyszczególnić Centra Kosztów, które precyzyjnie i skrupulatnie zlokalizują oraz nazwą poszczególne wydatki. W ten sposób przedsiębiorcy zyskają pełen ogląd w koszty przedsiębiorstwa, co pozwoli im zoptymalizować finanse całej firmy.
Jakie są zalety określenia miejsca powstawania kosztów w firmie?
Zastosowanie systemów ewidencjonowania kosztów w przedsiębiorstwie pozwala zweryfikować, czy dane wydatki służą realizacji celów oraz strategii biznesowych. Co więcej, szczegółowy system pozwoli również sprawdzić, czy ów cele zostały zrealizowane w poszczególnych działach firmy.
Określenie miejsca powstawania kosztów pozwala również na skuteczną i dokładną kontrolę zasobów. Ponadto ułatwia to sprawowanie nadzoru oraz kierowanie nie tylko całą organizacją, ale również jej poszczególnymi segmentami. Biorąc pod uwagę, że stworzone Centra Kosztów w obrębie jednego przedsiębiorstwa są od siebie zależne, usprawnieniu ulega prowadzenie i funkcjonowanie całej firmy.
Kolejną zaletą jest ułatwienie decyzji, dotyczących zmian. Wiele przedsiębiorstw wzbrania się przed wprowadzaniem koniecznych zmian, posługując się szeregiem wymówek. W rzeczywistości brakuje im jasnych i konkretnych danych, które pozwoliłby wprowadzić zmiany, dotyczące, chociażby usprawnień technologicznych lub ukierunkowania kapitału w określone inwestycje.
Wady i zagrożenia
Nie można pominąć również potencjalnych zagrożeń, czyhających na przedsiębiorców, korzystających z Centrów Kosztów. Do najpoważniejszych należy zaliczyć nadmierne przywiązywanie się i zwracanie uwagi na koszty w stosunku do przychodów czy ogólnych finansów firmy. Ponadto nie brakuje przypadków, w których szefowie lub menadżerowie celowo wydatkują środki na koniec okresu budżetowego, aby wykorzystać go w pełni.
Miejsce powstawania kosztów jest istotne, ale należy podchodzić do niego w sposób racjonalny. Najważniejsze jest bowiem uwzględnienie go w zarządzaniu organizacją, ale nie za cenę innych instrumentów i elementów, wpływających na jej funkcjonowanie.
Jak określić miejsce powstawania kosztów?
Miejsce powstawania kosztów jest możliwe do zlokalizowania po przeanalizowaniu sytuacji finansowej danej firmy oraz jej struktury wydatków i przychodów. W biurze rachunkowym Innowacje służymy pomocą wszystkim przedsiębiorcom. Z przyjemnością podejmujemy się realizacji nawet trudnych zleceń i dbamy o finanse naszych klientów!