E-faktury w Polsce: obowiązkowe od 2023 r.

Do tej pory dopuszczalnymi formami dokumentowanie sprzedaży były faktury papierowe oraz elektroniczne. Jednak od 1 stycznia 2022 r. wprowadzano w Polsce e-faktury, zwane również fakturami ustrukturyzowanymi. Choć obecnie korzystanie z nich jest dobrowolne, to w założeniu Ministerstwa Finansów, e-faktury od II kwartału 2023 r. mają stać się obligatoryjne i tym samym zastąpią pozostałe formy fakturowania.

e-faktury

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) funkcjonuje od 1 stycznia 2022 r. Umożliwia przedsiębiorcom możliwość wystawiania i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (inaczej – e-faktury). Podatnicy mogą założyć indywidualne konto w KSeF, poprzez które możliwe będzie wysyłanie i odbieranie faktur, a także ich przechowywanie i archiwizowanie. Do każdego konta zostanie natomiast przypisany indywidualny numer, unikalny dla każdego podatnika.

Według założeń twórców KSeF, program – po pełnym uruchomieniu – będzie w stanie obsługiwać około 100 milionów faktur każdego dnia.

Czym jest faktura ustrukturyzowana? 

Faktura ustrukturyzowana to rodzaj faktury elektronicznej, która cechuje się konkretnymi właściwościami. Powinna bowiem mieć określoną formę, zawierać odpowiednie informacje zgodne z prawem, a także być zapisywana we właściwym formacie elektronicznym np. XML. 

Format XML w fakturze ustrukturyzowanej ma ogromne znaczenie, ponieważ oznacza, iż dane na fakturze nie są zapisywane w formie obrazu, ale konkretnych znaków. W konsekwencji format XML nie jest czytelny dla człowieka, ponieważ za jego odczytanie będzie odpowiedzialny właściwy program księgowy. Różni się od dotychczasowego, powszechnie stosowanego formatu PDF, który prezentuje dane, zrozumiałe dla człowieka. 

Zastosowanie formatu XML ma jednak sens, ponieważ w założeniu będzie możliwe automatyczne przekazywanie informacji między programami księgowymi, bez konieczności udziału człowieka.

krajowy system e-faktur

E-faktury w Europie

Polska, jako czwarte państwo w Europie, uruchomiła system, który obsługuje obieg faktur w całej gospodarce krajowej. Wcześniej zrobiły to: Włochy, Hiszpania oraz Portugalia. Podobne rozwiązania są już planowane we Francji (od 2024 r.). Dużą ilość e-faktur w obiegu można zaobserwować również w Estonii i krajach skandynawskich. Jednak w ich przypadku za obsługę odpowiadają rozwiązania komercyjne, a nie państwowe.

Jakie korzyści mają e-faktury?

W założeniu Krajowy System e-Faktur powstał po to, aby ułatwić przedsiębiorcom fakturowanie, a także przeciwdziałać nieprawidłowościom i oszustwom podatkowym w obrębie podatku VAT, akcyzowego oraz dochodowego. Według Ministerstwa Finansów e-faktury mają być wygodne, a ich ustrukturyzowany charakter ma oszczędzić wiele czasu. Wszystkie potrzebne dane (np. ceny danego towaru, stawki VAT) mają być bowiem w jednym miejscu.

Co więcej, wprowadzenie e-faktur sprawi, że skróceniu ulegnie termin zwrotu podatku VAT – do 40 dni. Zwiększy się również bezpieczeństwo dokumentów i zniknie konieczność wydawania duplikatów. Przyspieszeniu ulegnie również obrót dokumentów.

Powstanie Krajowego Systemu e-Faktur zakłada, iż podatnicy będą mieli mniej obowiązków. Za przykład podaje się brak konieczności przechowywania dokumentów, wystawionych poprzez Krajowy System e-Faktur, ponieważ będą one przechowywane w systemie przez 10 lat. 

faktura ustrukturyzowana

Jakie wady ma Krajowy System e-Faktur?

Nie da się ukryć, że wprowadzenie e-faktur ma wiele korzyści dla przedsiębiorców. Należy jednak również zwrócić uwagę na trzy potencjalne wady.

Pierwszą z nich jest brak możliwości poprawiania i korygowania faktur przed wprowadzeniem ich do obrotu. Obecnie takie praktyki występują bardzo często i są dopuszczalne.

Drugą z nich jest brak możliwości posługiwania się uproszczeniami w trakcie fakturowania lub rozliczania VAT.

Trzecią z nich jest natomiast potencjalne wyzwanie, jakim dla części przedsiębiorców może być przymusowe odejście od faktur papierowych na rzecz e-faktur. Wiele polskich firm ma bowiem duże zaległości pod kątem cyfryzacji. Może to prowadzić do pewnych komplikacji i problemów z przystosowaniem się do zmian.

O ile więc Krajowy System e-Faktur wprowadzi ułatwienia i udogodnienia, o tyle wielu przedsiębiorców będzie musiało zapewne – zwłaszcza na początku – przyzwyczaić się do nieco innych wymogów i restrykcji fakturowania.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.