Fakturowanie to podstawowa czynność w każdej firmie. Czy jednak jesteś pewien, jak wystawić fakturę w poprawny sposób? Wiesz, co powinno się na niej znaleźć, aby dokument został uznany za ważny? Sprawdź najważniejsze informacje w tym zakresie i poznaj dwa sposoby na fakturowanie w przedsiębiorstwie!
Czym jest fakturowanie w działalności gospodarczej?
Fakturowanie to nic innego, jak wystawianie dokumentów (faktur), które mają na celu rozliczanie firmy ze sprzedanych towarów lub zrealizowanych usług. W rezultacie jest to niezbędny dokument do funkcjonowania każdej działalności. Stanowi bowiem potwierdzenie danej sprzedaży, a tym samym jest podstawą do m.in. wyliczania podatków.
Przedsiębiorcy korzystają zwykle z dwóch sposobów na wystawianie faktur:
- Za pomocą specjalnych programów
- Ręcznie.
Który z nich jest lepszy?
Programy do wystawiania faktur
Wraz z rozwojem technologicznym i postępującą automatyzacją, programy do wystawiania faktur są coraz popularniejsze. Wystarczy wprowadzić dane w poszczególne rubryki programu, a następnie zostanie wygenerowana faktura, na której znajdą się wszystkie wpisane informacje.
Wiele programów wyróżnia się dużą intuicyjnością i łatwością w obsłudze. Ponadto bardzo często zapewniają one również zgodność faktur z obowiązującymi przepisami prawnymi (np. poprzez jasne i konkretne wskazówki na etapie wprowadzania danych). Dużym atutem programów do wystawiania faktur jest fakt, iż umożliwiają one generowanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Fakturowanie za pomocą specjalnych programów oferuje także dodatkowe funkcje, które pozytywnie wpływają na wizerunek przedsiębiorstwa oraz usprawniają funkcjonowanie całej działalności. Przykładem są m.in. możliwość dokonywania automatycznych płatności czy opcja umieszczenia logo firmy na fakturze.
Ręczne przygotowanie faktury
Nie da się ukryć, że przedsiębiorcy coraz rzadziej wystawiają faktury ręcznie. To bez wątpienia bardziej tradycyjna forma generowania tego typu dokumentów, która jest równocześnie znacznie bardziej czasochłonna i wymaga większej wprawy oraz znajomości prawa.
Ręczne wystawianie faktur można wciąż spotkać w małych firmach. Niemniej biorąc pod uwagę, że specjalne programy robią to szybciej i znacznie ułatwiają ten proces, trudno się dziwić, że coraz więcej przedsiębiorców rezygnuje z ręcznego fakturowania na rzecz automatyzacji.
Jak wystawić fakturę, żeby była zgodna z prawem?
W obu przypadkach – zarówno wystawiając dokument ręcznie, jak i za pomocą dedykowanych programów, należy pamiętać o najważniejszych zasadach fakturowania. Każdy dokument musi bowiem zawierać konkretne informacje, aby był uznany za ważny i legalny w świetle polskiego prawa.
Co powinno zatem znaleźć się fakturze?
- Numer i data wystawienia faktury.
- Dane sprzedającego i kupującego (np. imiona, nazwiska, adresy).
- NIP sprzedawcy.
- NIP lub PESEL kupującego.
- Data wykonania usługi lub dostarczenia towaru.
- Nazwa sprzedawanego towaru lub usługi.
- Jednostka miary sprzedawanego towaru lub usługi (np. ilość, sztuki, godziny).
- Cena netto towaru lub usługi (bez VAT).
- Stawka VAT.
- Całkowita wartość sprzedaży towarów lub usług.
- Ewentualne rabaty.
- Zsumowana wartość sprzedaży netto.
- Całkowita kwota VAT.
- Ogólna kwota należna (z VAT) za sprzedane towary lub usługi.
Jeśli masz problem z fakturowaniem w firmie i nie jesteś pewien, jak wystawić fakturę w poprawny sposób, zgłoś się do biura rachunkowego Innowacje. Zajmiemy się kompleksową obsługą Twojej firmy i zapewnimy Ci realizację wszystkich działań zgodnie z prawem.
Po co masz popełniać kosztowne błędy, skoro możesz uzyskać pomoc profesjonalistów już teraz?