Czy muszę podpisać fakturę VAT? Czy brak podpisu na fakturze, sprawia że dokument jest nadal ważny? Tego typu pytania zadaje wielu przedsiębiorców, którzy nie są pewni, czy na fakturze musi być podpis. To zrozumiałe, że zwłaszcza na początku prowadzenia własnej działalności, niektóre kwestie rozliczeniowe mogą być niezrozumiałe. Na szczęście prawo daje nam konkretną odpowiedź, która na pewno spodoba się wszystkim przedsiębiorcom!
Brak podpisu na fakturze: błąd czy nie?
Dawniej, przed 2004 rokiem, brak podpisu na fakturze był błędem. Jednak przystąpienie Polski do Unii Europejskiej sprawiło, że Ministerstwo Finansów zmieniło przepisy, ujednolicając je z przepisami wspólnoty. Oznacza to, że obecnie faktura bez podpisu jest ważna, a sam podpis nie jest wymagany w świetle prawa!
Dla niektórych przedsiębiorców podpisywanie faktur jest tożsame z nadawaniem temu dokumentowi większej autentyczności i wiarygodności. Oczywiście, jeżeli ktoś dzięki temu czuje się lepiej i bezpieczniej, może robić to nadal. W świetle prawa nie ma jednak znaczenia, czy faktura ma podpis, czy też nie.
Jedynym momentem, w którym brak podpisu na fakturze może być problematyczny, jest wejście na drogę sądową z kontrahentem (np. w wyniku nieuregulowania należności). W tego typu sytuacji faktura z podpisem jest automatycznie traktowana, jako dowód w sprawie. Niepodpisany dokument nie może być natomiast bezspornym dowodem w sprawie, co oznacza, że sąd będzie zmuszony zebrać dowody czy przesłuchać strony. To z kolei oznacza wydłużenie się procesu sądowego.
Podkreślamy jednak jeszcze raz, że faktura bez podpisu jest równie ważna i zgodna z prawem, co niepodpisany dokument.
Podpis na fakturze VAT RR
Faktura VAT RR jest wystawiana przez nabywcę płodów rolnych i musi być podpisana! Dokładnie mówi o tym ustawa o VAT:
Faktura dokumentująca nabycie produktów rolnych powinna być oznaczona jako „Faktura VAT RR” i zawierać co najmniej:
[…]
13) czytelne podpisy osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury lub podpisy oraz imiona i nazwiska tych osób.
Co musi być na fakturze?
Jeżeli podpis na fakturze nie jest obowiązkowy, to jakie elementy musi mieć ten dokument, aby został uznany za ważny? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług:
1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem;
Faktura VAT bez podpisu
Podsumowując, faktura VAT nie musi mieć podpisu, aby obligowała do uregulowania należności w ramach nawiązanej współpracy lub umowy. W biurze rachunkowym Innowacje chętnie odpowiadamy na inne pytania, które pomagają przedsiębiorcom w bezproblemowym i udanym prowadzeniu działalności gospodarczej!